Datenschutzhinweise – Microsoft Forms
Stand Mai 2024
Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Galileo Bildungshaus gGmbH im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Forms.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Galileo Bildungshaus gGmbH
Alexanderstr. 22
70184 Stuttgart
Telefon: 0711 / 5188 9475
E-Mail: info@galileo-bildungshaus.de
Datenschutzbeauftragter
Herr Michael Mayer
Kontakt per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter: info@galileo-bildungshaus.de
Zweck der Datenverarbeitung
Die Galileo Bildungshaus gGmbH nutzt den Dienst Microsoft Forms für verschiedene Zwecke, z.B.
- Umfragen verschiedener Formen bei Interessenten oder intern bei Mitarbeitenden – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Anmeldungen für Veranstaltungen (z. B. Infoabende online oder vor Ort) – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung)
- Organisation von Einschulungsprozessen
Microsoft Forms ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Ltd., 70
SIR JOHN ROGERSON’S QUAY, DUBLIN 2, 662881 Inc.
Art und Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten ist umfragenspezifisch und hängt davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Umfrage oder Abstimmung machen.
Gegenstand der Verarbeitung:
- IP-Adresse
- Benutzername, Anzeigename, E-Mailadresse, Profilbild (wenn bei Microsoft 365 hinterlegt)
- Bevorzugte Sprache
- Status (wenn bei Microsoft 365 hinterlegt)
- Datum und Uhrzeit der Bearbeitung des Fragebogens
- Angaben im Fragebogen:
Art und Umfang der Daten hängen davon ab, welche Angaben vom Nutzer der Umfrage oder Abstimmung gemacht werden. Das gilt insbesondere bei der Eingabe von Freitext in Antwortfeldern
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachachtung der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist abhängig vom jeweiligen Kontext, in dem die Umfrage oder Abstimmung durchgeführt wird. Sie kann zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) erforderlich sein.
Werden personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet, ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG eine Rechtsgrundlage für die Durchführung, Ausübung und Erfüllung des Beschäftigtenverhältnisses. In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage für die Durchführung zur Wahrung berechtigter Interessen Art. 6Abs. 1lit. f) DS-GVO.
Die Teilnahme an Umfragen und oder Abstimmungen ist grundsätzlich freiwillig.
Empfänger der personenbezogener Daten
Im Rahmen der Umfragen oder Abstimmungen werden Ihre personenbezogenen Daten bestimmungsgemäß an Beschäftigte der Galileo Bildungshaus gGmbH übermittelt.
Für die Erbringung der Vertragsleistung werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Insbesondere werden Benutzerkennung und IP-Adresse an Microsoft weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an Microsoft übertragen. Nach Angaben von Microsoft erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft:
Sicherheit und Datenschutz in Microsoft Forms
Drittland
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt unter Einhaltung der Regelungen des Kapitel V der DS-GVO zur Übermittlung personenbezogener Daten ins Drittland.
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“, oder an einer Forms- Umfrage in einem Drittland aufhalten. Auch kann im Support- und Wartungsfall in Einzelfällen sowie bei einer Verarbeitung durch Microsoft zu Geschäftszwecken von Microsoft eine Einsichtnahme auf Daten aus dem Drittland nicht ausgeschlossen werden.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Betroffenenrechte
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Widerrufsrecht
Basiert die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung, ist diese freiwillig und kann von Ihnen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.